Il lavoro a distanza ne ha lasciato uno

Secondo un nuovo rapporto, più di un terzo delle scrivanie negli uffici di tutto il mondo rimangono vuote per tutta la settimana, sollevando interrogativi su quanto bene siano attualmente progettati i luoghi di lavoro mentre le aziende lottano per farvi rientrare i dipendenti.

Il rapporto, del fornitore australiano di sensori per il posto di lavoro XY Sense, ha rilevato che il 36% dei cosiddetti posti di lavoro – cubicoli e scrivanie – non sono mai occupati, “indicando un eccesso di offerta generale”. Di quelli utilizzati, il 29% è stato utilizzato per tre ore o meno in un dato giorno. Secondo lo studio che ha monitorato 24.855 aree di lavoro uniche in nove regioni tra cui Stati Uniti, Regno Unito, Hong Kong e Singapore, solo il 14% è stato occupato per cinque o più ore. Tra gli spazi più utilizzati ci sono le sale riunioni da due o tre persone, che sono piene in media al 90%. Nel complesso, l’utilizzo degli uffici è bloccato a circa il 50% dei livelli pre-pandemia.

I risultati illustrano le sfide affrontate dalle organizzazioni nel valutare le esigenze di spazi per uffici. Sia i lavoratori che i manager affermano che dovrebbero essere sul posto almeno un terzo del tempo, secondo una ricerca del Boston Consulting Group, ma gran parte di quel tempo trascorso di persona non viene più trascorso legato a una scrivania.

Spazi per piccole riunioni private, collaborazione più aperta e spazi insonorizzati per il lavoro individuale a testa bassa sono tutti più rilevanti oggi rispetto ai cubicoli vecchio stile. Tuttavia, secondo XY Sense, l’80% dello spazio totale è occupato da postazioni di lavoro individuali, mentre solo il 20% è lasciato alla collaborazione.

"È tempo di ripensare l'umile scrivania", ha affermato Alex Birch, cofondatore e amministratore delegato di XY Sense. “Dominano lo spazio nei nostri uffici, sono costosi e semplicemente non li utilizziamo come facevamo prima della pandemia. Le aziende semplicemente ne hanno meno bisogno ora che le persone svolgono la maggior parte del loro lavoro da casa. Le aziende dovrebbero ridistribuire lo spazio sulla scrivania per migliorare l’esperienza lavorativa oppure intascare i risparmi, ma non possono ignorare gli sprechi che si verificano”.

Altri dati supportano l’allontanamento dalle scrivanie. Una ricerca condotta dal produttore di mobili per ufficio Haworth ha rilevato che l’85% dei dipendenti aveva una propria postazione di lavoro individuale prima del 2020, mentre oggi ce l’ha meno della metà. Dopo anni in cui le aziende semplicemente stipavano quanti più dipendenti potevano in cubicoli statici o in lunghe file di postazioni di lavoro, alcuni ritengono che i cambiamenti apportati dal lavoro a distanza siano attesi da tempo.

"Per troppo tempo abbiamo progettato gli uffici come se fossimo piante in vaso", ha affermato Kay Sargent, direttore dello studio di architettura e design HOK. “Inviti davvero le persone a tornare in ufficio per farle sedere alla scrivania tutto il giorno? Oppure vuoi incoraggiarli a connettersi, fare da mentori e innovare?"

La scarsità di scrivanie potrebbe anche spingere i datori di lavoro a riconsiderare le proprie esigenze immobiliari. Più di nove grandi organizzazioni su dieci hanno segnalato bassi tassi di utilizzo degli uffici in un sondaggio condotto da CBRE, e più della metà prevede di ridurre la propria impronta immobiliare nei prossimi tre anni. Secondo i dati di XY Sense, l’utilizzo degli uffici non è cambiato molto tra il primo e il secondo trimestre del 2023. Ma circa un milione di lavoratori d’ufficio negli Stati Uniti dovranno tornare in ufficio più spesso entro la fine dell’anno, secondo l’agenzia di intermediazione JLL.

"Dobbiamo affrontare il fatto che abbiamo creato accidentalmente ambienti di call center con gli acri di grandi postazioni di lavoro aperte che sono una caratteristica della maggior parte degli uffici al giorno d'oggi", Domino Risch, direttore e co-leader del settore lavorativo e commerciale presso architetto Hassell, ha detto nel rapporto. "Il mare di banchi ripetitivi di postazioni di lavoro open space di cui dispongono le tipiche organizzazioni basate sulla conoscenza non è più adatto allo scopo."